¿Qué es una secretaria virtual? 2


El término Secretaria Virtual resulta nuevo para muchos y es por ello que creemos interesante destacar a qué hace referencia, cuáles son sus atribuciones, objetivos… De ahí que hoy les queramos plantear este post para su consideración. En primer lugar, y dando por sentado que todos sabemos qué es una secretaria, obviamente  el objeto de desambiguación estará en el termino virtual. Si hacemos una definición por antítesis, diremos que una secretaria virtual no es [o no debe ser] una centralita de atención virtual, mecanizada al cien por cien y donde el cliente no interactúa porque su interlocutor es una voz robotizada.

secretaria virtual

Nada más lejos de la realidad. Una secretaria virtual es aquella persona, profesional, que atiende todas las llamadas, faxes, e-mails de la empresa [o que la empresa le requiera] sin desempeñar sus funciones físicamente dentro de la sede de la empresa para la que actúa. Por ello, y aupados a los modismos que Internet impone a nuestro uso del lenguaje, se ha creado el término Secretaria Virtual. El adjetivo virtual marca el rasgo de una secretaria que no está en su mesa sentada tras la puerta de su oficina, sino en otro despacho externo [cuya instalación y mantenimiento no corre a cargo de la empresa sino de la propia secretaria] y el contacto con ella es por vía telefónica, e-mail…

Queda claro pues, el primer apunte necesario de esta definición: una secretaria virtual es una persona real, no una voz robotizada o una atención al cliente mecanizada.

Esa naturaleza “externa” de la secretaria virtual comporta muchas ventajas en materia de ahorro que resultan especialmente interesantes para empresas de todo tipo que ejercen un responsable control de sus balances y rendimiento. Si a ello sumamos la actual coyuntura económica, estaremos ante una fórmula de contratación y ampliación de equipo humano sumamente interesante por lo ajustado de sus costes. Y es que una secretaria externa, [término mucho menos ambiguo] no se contrata en plantilla y la empresa por lo tanto no se hace cargo de nóminas, seguros sociales, habilitar un espacio, mobiliario de una oficina, equipamiento ofimático… igual que tampoco se tiene que preocupar de conceptos como vacaciones pagadas, sustituciones, bajas temporales…

Realmente es una condición nueva en el mercado. La figura de la secretaria siempre ha estado vinculada a ese cliché de persona tras la puerta o junto a la mesa de la dirección. Las nuevas tecnologías permiten vivir conectados sin necesidad de estar al alcance de la mano. Sin embargo, como apuntábamos, eso no significa una deshumanización de las relaciones. La secretaria virtual atenderá a sus clientes, proveedores, llamadas en general… como si de una persona de la plantilla se tratase, logrando un alto nivel de relación y confiabilidad con sus clientes, lo cual es indispensable para poder hablar de una atención personalizada.

¿CÓMO VA A TRABAJAR ESA SECRETARIA?

Como norma general, diremos que exactamente igual que una interna o en plantilla. Es decir, bajo las premisas de la empresa que le contrata. Usted decide qué llamadas se atienden, qué tipo de respuesta se ofrece, qué trámite se sigue, qué protocolo con cada caso… Es decir, la empresa da instrucciones y la secretaria virtual las ejecuta tal cual. Al final de la jornada, semana o mes [conforme desee la empresa] la secretaria emite un reporte de llamadas atendidas y su asunto, e-mails y/o faxes recibidos… todas las incidencias registradas se ponen en conocimiento de la empresa, así como todas las gestiones llevadas a cabo.

Por nuestra parte, en SecretariaON, además de este servicio de secretariado a distancia, virtual y externo, estamos a su disposición para que nos visite, o si lo prefiere, a mayor comodidad suya, para que nosotros le visitemos cuando usted lo desee y pueda conocer personalmente a la persona que va a ser la voz de su empresa ante sus clientes. Todo el ahorro de esta fórmula de contratación sin renunciar al necesario contacto personal entre la empresa y la secretaria que contrata cuando así lo desee.

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